01
Kho hồ sơ khó tra cứu, phân tán và thiếu hệ thống
Nhiều đơn vị đang lưu trữ khối lượng lớn hồ sơ giấy nhưng chưa được chỉnh lý bài bản, dẫn đến mất thời gian khi tìm kiếm, khai thác và kiểm soát tài liệu.
Giải pháp lưu trữ và chuyển đổi số
Giải pháp chỉnh lý, số hoá, OCR và quản lý tài liệu chuyên nghiệp cho tổ chức
VDTS đồng hành cùng cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình từ khảo sát hiện trạng, chỉnh lý hồ sơ, số hoá tài liệu, OCR tiếng Việt đến triển khai phần mềm quản lý lưu trữ điện tử, giúp hình thành kho dữ liệu số có thể tra cứu, khai thác và quản lý bền vững.
Phù hợp cho cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, giáo dục, y tế, tổ chức nghiên cứu và doanh nghiệp có nhu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu quy mô lớn.
Năng lực triển khai toàn chuỗi
Bảo mật · QC nhiều lớp
Chỉnh lý
Tổ chức lại hồ sơ, lập mục lục, chuẩn bị nền tảng cho số hoá và khai thác.
Số hoá
Scan, hậu kiểm, tổ chức file theo cấu trúc quản lý rõ ràng và ổn định.
OCR
Tăng khả năng tra cứu toàn văn, chuẩn hoá metadata và giá trị khai thác dữ liệu.
Phần mềm
Quản lý tập trung hồ sơ, file số, phân quyền, mượn trả và báo cáo điều hành.
Quy trình làm việc rõ ràng
1
Khảo sátĐánh giá hiện trạng hồ sơ, khối lượng và mục tiêu triển khai.
2
Đề xuất phương ánTư vấn lộ trình phù hợp về nghiệp vụ, công nghệ và đầu ra.
3
Triển khai & nghiệm thuKiểm soát chất lượng, bàn giao dữ liệu và hỗ trợ vận hành.
500+Đầu việc và dự án đã triển khai
50+Đơn vị đã đồng hành
2 triệu+Trang tài liệu đã số hoá
5+ nămKinh nghiệm trong lĩnh vực lưu trữ và số hoá
Bài toán thực tế
VDTS giúp giải quyết những vướng mắc phổ biến trong quản lý tài liệu
Website không cần nêu tên từng khách hàng vẫn có thể thể hiện năng lực nếu trình bày đúng các bài toán tổ chức đang gặp, cách giải quyết và đầu ra mà doanh nghiệp thực sự tạo ra.
02
Tài liệu giấy xuống cấp nhưng chưa có phương án số hoá phù hợp
Tài liệu lâu năm dễ hư hỏng, rách, ố màu hoặc thất lạc trong quá trình khai thác nếu không được tổ chức, bảo quản và số hoá đúng cách.
03
Dữ liệu đã scan nhưng chưa thể khai thác hiệu quả
Nhiều đơn vị đã scan tài liệu nhưng chưa có OCR, chưa chuẩn hoá metadata, chưa có cấu trúc dữ liệu thống nhất nên việc tra cứu và sử dụng vẫn còn hạn chế.
04
Cần phần mềm quản lý lưu trữ nhưng chưa rõ mô hình triển khai
Không ít tổ chức cần quản lý tài liệu theo phân quyền, theo dõi khai thác, mượn trả và báo cáo nhưng chưa xác định được mô hình hệ thống phù hợp với hiện trạng.
Hệ giải pháp của VDTS
Từ hồ sơ giấy đến kho dữ liệu số có thể quản lý và khai thác lâu dài
VDTS cung cấp hệ giải pháp toàn diện cho bài toán lưu trữ và chuyển đổi số tài liệu, giúp tổ chức xây dựng nền tảng dữ liệu bền vững, dễ quản lý và sẵn sàng khai thác theo nhu cầu vận hành.
📁
Chỉnh lý tài liệu
Tổ chức, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu theo đúng định hướng nghiệp vụ lưu trữ.
- Khảo sát và lập phương án chỉnh lý
- Phân loại, lập hồ sơ, mục lục và công cụ tra cứu
- Tạo nền tảng chuẩn cho số hoá và quản lý lâu dài
🖨
Số hoá hồ sơ
Chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu số chất lượng cao, có cấu trúc rõ ràng và sẵn sàng lưu trữ, chia sẻ, khai thác.
- Chuẩn bị tài liệu, scan và hậu kiểm
- Tổ chức file theo cấu trúc logic
- Kiểm soát chất lượng đầu ra theo từng lô
🔎
OCR và chuẩn hoá dữ liệu
Nhận diện ký tự tiếng Việt, tạo lớp text tìm kiếm toàn văn, chuẩn hoá metadata để nâng cao khả năng tra cứu và sử dụng dữ liệu.
- OCR tiếng Việt cho tài liệu phù hợp
- Tạo lớp text hỗ trợ tra cứu toàn văn
- Chuẩn hoá metadata phục vụ quản lý
💻
Phần mềm quản lý lưu trữ điện tử
Triển khai hệ thống quản lý hồ sơ, file số, tra cứu theo phân quyền, khai thác, mượn trả và báo cáo điều hành tập trung.
- Quản lý hồ sơ và file số tập trung
- Tìm kiếm, phân quyền và báo cáo
- Đào tạo sử dụng và hỗ trợ vận hành
Lý do lựa chọn
Những yếu tố tạo nên độ tin cậy của VDTS
Khi không công bố khách hàng hoặc dự án cụ thể, website cần chuyển sang chứng minh bằng năng lực thật: con người, quy trình, tiêu chuẩn đầu ra và khả năng đồng hành dài hạn.
Hiểu cả nghiệp vụ lưu trữ và công nghệ
VDTS kết hợp đội ngũ chuyên gia nghiệp vụ lưu trữ với đội ngũ kỹ thuật, giúp giải pháp không chỉ đúng về công nghệ mà còn phù hợp thực tế vận hành.
Quy trình triển khai rõ ràng, kiểm soát chất lượng chặt chẽ
Mỗi dự án đều được khảo sát, lập phương án, phân công triển khai, kiểm soát chất lượng và nghiệm thu theo từng giai đoạn.
Bảo mật thông tin trong toàn bộ quá trình thực hiện
Chúng tôi đề cao trách nhiệm bảo mật với tài liệu, hồ sơ và dữ liệu của khách hàng, đồng thời thực hiện cam kết bảo mật theo từng dự án.
Năng lực triển khai
Năng lực được xây dựng từ con người, quy trình và công nghệ
VDTS tổ chức năng lực triển khai theo hướng bài bản và thực tế, giúp đáp ứng các nhu cầu từ chỉnh lý tài liệu, số hoá hồ sơ đến xây dựng hệ thống quản lý lưu trữ điện tử cho nhiều loại hình tổ chức.
Năng lực con người
- Chuyên gia nghiệp vụ lưu trữ
- Nhân sự chỉnh lý và xử lý hồ sơ
- Nhân sự scan, nhập liệu và QC
- Kỹ sư CNTT và triển khai phần mềm
- Hỗ trợ vận hành và phối hợp khách hàng
Năng lực thiết bị và công nghệ
- Thiết bị scan chuyên dụng cho nhiều loại tài liệu
- Công cụ xử lý hình ảnh và kiểm soát chất lượng
- Giải pháp OCR tiếng Việt
- Hệ thống quản lý tài liệu và lưu trữ điện tử
- Khả năng tổ chức dữ liệu theo cấu trúc và metadata
Năng lực theo loại hình tổ chức
- Cơ quan hành chính nhà nước
- Đơn vị sự nghiệp
- Giáo dục, y tế và nghiên cứu
- Doanh nghiệp, tập đoàn và tổ chức có nhu cầu quản lý hồ sơ lớn
- Triển khai tại hiện trường hoặc theo mô hình phù hợp
Cam kết trong triển khai
- Bảo mật và trách nhiệm trong toàn bộ quá trình
- Thực hiện theo phương án rõ ràng
- Kiểm soát chất lượng đầu ra
- Bàn giao, đào tạo và hỗ trợ vận hành
- Hướng tới mối quan hệ hợp tác lâu dài
Quy trình làm việc với khách hàng
Một quy trình minh bạch giúp khách hàng hình dung rõ sẽ làm gì tiếp theo, thời điểm nào cần phối hợp và đầu ra nhận được là gì.
1
Tiếp nhận nhu cầu
Lắng nghe mục tiêu, hiện trạng và phạm vi cần triển khai của đơn vị.
2
Khảo sát hiện trạng
Đánh giá thực tế khối lượng tài liệu, cách lưu trữ, mức độ số hoá và nhu cầu quản lý khai thác.
3
Đề xuất phương án
Xây dựng phương án phù hợp về nghiệp vụ, công nghệ, tiến độ và tổ chức triển khai.
4
Tổ chức triển khai
Thực hiện theo từng giai đoạn với nhân sự, thiết bị và quy trình kiểm soát rõ ràng.
5
Kiểm soát chất lượng và nghiệm thu
Đối chiếu đầu ra, kiểm tra chất lượng, hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu theo kế hoạch.
6
Bàn giao và hỗ trợ vận hành
Bàn giao dữ liệu, hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ vận hành và đồng hành sau triển khai.
Phạm vi đồng hành linh hoạt
VDTS có thể tham gia ở một phần hoặc toàn bộ chuỗi công việc, tuỳ theo hiện trạng dữ liệu, nguồn lực nội bộ và mục tiêu triển khai của từng đơn vị.
Khảo sát & tư vấn
Đánh giá hiện trạng và đề xuất lộ trình phù hợp.
Chỉnh lý hồ sơ
Tổ chức lại kho tài liệu theo cấu trúc khoa học.
Số hoá & OCR
Chuyển tài liệu giấy thành dữ liệu số có thể khai thác.
Phần mềm & vận hành
Quản lý tập trung, đào tạo sử dụng và hỗ trợ sau bàn giao.
Thông điệp nên đặt trên website
Không cần công bố tên khách hàng hay dự án cụ thể, VDTS vẫn có thể thuyết phục bằng cách cho người xem thấy công ty hiểu đúng bài toán, có quy trình rõ ràng và đủ năng lực để tạo ra đầu ra vận hành được.
Văn hoá VDTS
Con người kỷ luật, tư duy dịch vụ và tinh thần đồng hành dài hạn
Tại VDTS, giá trị của doanh nghiệp không chỉ nằm ở công nghệ hay quy trình, mà còn nằm ở cách con người làm việc cùng nhau mỗi ngày. Trong lĩnh vực chỉnh lý tài liệu, số hoá hồ sơ, OCR và phần mềm quản lý, sự cẩn trọng, trách nhiệm và phối hợp là nền tảng để tạo ra chất lượng bàn giao và niềm tin với khách hàng.
Chúng tôi tin vào điều gì?
- Chất lượng là cam kết, không phải khẩu hiệu
- Tôn trọng tài liệu và dữ liệu của khách hàng
- Đồng hành thay vì chỉ hoàn thành
- Kết hợp nghiệp vụ và công nghệ để tạo ra giá trị thực
Giá trị cốt lõi
- Làm đúng ngay từ đầu
- Trách nhiệm đến cùng
- Kỷ luật trong triển khai
- Học hỏi và cải tiến liên tục
- Hợp tác để tạo ra kết quả tốt hơn
- Lấy hiệu quả thực tế làm thước đo
Môi trường làm việc tại VDTS
VDTS xây dựng môi trường làm việc theo hướng chuyên nghiệp, rõ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn nhau và coi trọng chất lượng. Mỗi thành viên có cơ hội tham gia các dự án thực tế, tiếp cận cả nghiệp vụ và công nghệ, rèn luyện tư duy triển khai và giải quyết vấn đề trong môi trường coi trọng sự tin cậy và kết quả.
Con người VDTS
Con người tại VDTS đến từ nhiều nền tảng chuyên môn khác nhau nhưng có điểm chung là tinh thần làm việc nghiêm túc, cầu thị và sẵn sàng đồng hành vì mục tiêu chung.
- Cẩn thận trong công việc
- Có tinh thần trách nhiệm
- Sẵn sàng học cái mới
- Biết phối hợp với đồng đội
- Chủ động giải quyết vấn đề
Gia nhập cùng chúng tôi
Nếu bạn tìm kiếm một môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội phát triển năng lực thực tế và tạo ra giá trị bền vững từ tài liệu, dữ liệu và công nghệ, VDTS chào đón bạn.
- Chuyên viên chỉnh lý tài liệu
- Nhân sự số hoá, nhập liệu, QC
- Nhân sự OCR và xử lý dữ liệu
- Triển khai và hỗ trợ phần mềm
- Điều phối và vận hành dự án
Cần đánh giá hiện trạng hồ sơ và phương án phù hợp?
Đội ngũ VDTS sẵn sàng tiếp nhận nhu cầu, khảo sát và đề xuất giải pháp phù hợp với hiện trạng của đơn vị, tránh đầu tư dàn trải và thiếu hiệu quả.
Liên hệ VDTS
Để lại nhu cầu, chúng tôi sẽ đề xuất phương án phù hợp với hiện trạng của đơn vị
VDTS sẵn sàng trao đổi, tiếp nhận thông tin ban đầu và tư vấn giải pháp phù hợp cho nhu cầu chỉnh lý, số hoá, OCR và quản lý tài liệu của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
- Địa chỉ14-15A, Tầng 7, Tòa nhà Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, P. Trung Hoà, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
- Hotline0862 894 686
- Emailchuyendoisovdts@gmail.com
- Thời gian làm việcThứ Hai - Thứ Sáu · 08:00 - 17:30
Gửi yêu cầu tư vấn
Đội ngũ VDTS sẽ phản hồi trong 24 giờ làm việc
Vui lòng để lại thông tin và nhu cầu của đơn vị. Chúng tôi sẽ liên hệ lại để trao đổi sơ bộ và đề xuất hướng triển khai phù hợp.
Có bắt buộc phải chỉnh lý trước khi số hoá không?
Tuỳ theo hiện trạng tài liệu. Với những kho hồ sơ chưa được tổ chức bài bản, chỉnh lý trước sẽ giúp số hoá đúng cấu trúc, hạn chế sai sót và nâng cao giá trị khai thác sau này.
Tài liệu sau số hoá có thể tìm kiếm nội dung không?
Có. Với giải pháp OCR tiếng Việt, tài liệu có thể được nhận diện ký tự và hỗ trợ tìm kiếm toàn văn trong file số.
VDTS có triển khai phần mềm riêng không?
Có. Chúng tôi cung cấp giải pháp phần mềm quản lý lưu trữ điện tử với khả năng cấu hình theo nhu cầu quản lý, tra cứu, phân quyền và báo cáo của từng đơn vị.
Sau khi bàn giao, VDTS có hỗ trợ tiếp không?
Có. VDTS có thể hỗ trợ đào tạo, vận hành, hiệu chỉnh và tư vấn tiếp theo sau giai đoạn bàn giao.